Skal du arrangere konferanse, kongress eller samling for ansatte eller kunder? Medvind hjelper deg med profesjonell deltakerhåndtering og PCO-tjenester – fra påmelding og hotellbooking til QR-innsjekk og eventapp. Vi gir deg full kontroll og deltakerne en sømløs opplevelse.
Vår deltakerhåndtering gir deg full kontroll fra invitasjon til innsjekk
Når detaljene teller, er det helheten som skaper flyt. Medvind tilbyr komplett deltakerhåndtering og PCO-tjenester som gir deg ro i magen – og deltakerne en sømløs opplevelse. Enten du planlegger et faglig toppmøte, en konferanse, kick-off eller firmatur sørger vi for at deltakerreisen går knirkefritt – fra invitasjon og påmelding til betaling, gjennomføring og oppfølging etter arrangementet.
Vi tar hånd om alt – du kan fokusere på innholdet
Du får en komplett løsning driftet av mennesker som forstår både teknologi, kommunikasjon og arrangement.
Vi bistår med:
- Invitasjoner og personlig tilpassede e-poster
- Påmeldingssystem og registreringsoppsett
- QR-koder og mobil innsjekk
- Hotellbooking og romallokering
- Løpende deltakerkommunikasjon
- Betaling, fakturering og rapportering
- Teknisk support underveis
- GDPR-sikret behandling av data
- Egen landingsside med praktisk informasjon
- Oppfølging av sponsorer, utstillere og samarbeidspartnere
- Evaluering, statistikk og oppfølging av deltakere etter gjennomført arrangement
- Kommunikasjon i tråd med ønsket grafisk profil og uttrykk
Alt i en plattform
– inkludert eventapp som en del av løsningen tilbyr vi en profesjonell eventapp som gir deltakerne alt de trenger rett i lomma:
- Program og agenda
- Praktisk info, kart og romoversikt
- Informasjon om innledere, sponsorer, utstillere og samarbeidspartnere
- Varslinger, Q&A og meningsmålinger
- Deltakerlister og 1:1-chat
- Evaluering og innhold on demand
- Appen skreddersys etter arrangementet – og sørger for bedre flyt og mer engasjement.
Hvorfor velge Medvind?
- Vi jobber med flere ledende systemer og finner riktig løsning for deg
- Du får ett kontaktpunkt – men tilgang på hele vårt fagmiljø
- Vi forstår både logistikk, kommunikasjon og gjestereise – mange hos oss har hotellbakgrunn
- Vi kutter ikke hjørner – men ofte kostnader
Hvem bruker oss allerede?
Vi bistår med deltakerhåndtering og PCO-tjenester for:
Departementer, direktorater, næringsliv og organisasjoner blant annet DSS, Nores, og FN.
Vi jobber med både offentlige og internasjonale aktører med høye krav til sikkerhet, kvalitet og profesjonell gjennomføring.
Er du klar for en enklere deltakerhåndtering?
Vi viser deg gjerne hvordan vi kan forenkle din neste konferanse eller samling.
Hva lurer andre på om deltakerhåndtering?
Hva er deltakerhåndtering – og hvorfor er det viktig?
Deltakerhåndtering handler om å sikre en sømløs opplevelse for deltakerne før, under og etter et arrangement. Dette inkluderer alt fra påmelding, hotellbooking og betaling til innsjekk og kommunikasjon. Profesjonell deltakerhåndtering gir bedre flyt, høyere tilfredshet og sparer verdifull tid.
Hva gjør en PCO?
En PCO (Professional Congress Organiser) tar ansvar for den praktiske gjennomføringen av alle typer arrengementer, blant annet store konferanser, kongresser og landsmøter. Vi koordinerer logistikk, deltakerregistrering, tekniske løsninger og support – og sikrer at alt fungerer fra A til Å.
Hvordan fungerer innsjekk med QR-kode?
Vi sender automatisk ut en personlig QR-kode til hver deltaker. Denne brukes ved innsjekk på stedet, enten via mobil eller print, og sørger for rask, kontaktløs og trygg adgang.
Hva slags eventapp tilbyr dere?
Vi tilbyr en profesjonell eventapp skreddersydd for ditt arrangement. Appen inkluderer program, deltakerliste, 1:1-chat, Q&A, varslinger, evalueringsskjema og mer – og kan kobles sømløst med vårt påmeldingssystem.
Hva koster deltakerhåndtering?
Prisen avhenger av kompleksitet, antall deltakere og funksjonalitet. Vi gir deg et tydelig estimat og hjelper deg med å finne riktig løsning – uansett budsjett.